Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho tốt nhất cho doanh nghiệp

 Theo dõi hàng tồn kho không phải là nhiệm vụ dễ dàng và đó là bởi vì vòng quay hàng tồn kho có thể rất phức tạp để theo kịp. 

Việc cố gắng quản lý toàn bộ khoảng không quảng cáo của doanh nghiệp bạn rất khó bắt đầu. Đây là lý do tại sao 43% nhà bán lẻ xếp hạng quản lý hàng tồn kho là thách thức lớn nhất của họ trong ngày hôm nay. Nó thậm chí có thể trở nên phức tạp hơn khi bạn có một danh sách các mục cần được đăng nhập và gửi cho khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài và bạn cần biết ai có những gì và khi nào tất cả sẽ có sẵn. 

Có một số phương pháp theo dõi hàng tồn kho khác nhau, từ excel tốt đến phần mềm quản lý hàng tồn kho , mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tất cả các thứ của công ty mình. Chúng ta hãy xem xét những ưu và nhược điểm của từng loại

Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho

Theo dõi hàng tồn kho thủ công với Excel 

Một số doanh nghiệp nhỏ sử dụng theo dõi hàng tồn kho thủ công. Theo dõi thủ công có thể liên quan đến bảng tính Excel hoặc thứ gì đó tương đương. Điều này sẽ cho biết bạn có những mặt hàng nào, tổng số bạn có bao nhiêu, còn bao nhiêu mặt hàng trong kho và khi nào thì bất kỳ mặt hàng nào sẽ được chuyển đi hoặc đến. Trong nhiều trường hợp, những trang tính này sẽ chứa thông tin về những người có những mục nào khi nào.

Theo dõi hàng tồn kho thủ công là tùy chọn rẻ nhất và thường có chi phí cực kỳ thấp hoặc hoàn toàn không tốn kém. Nó đơn giản cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người không muốn thiết lập hoặc học cách sử dụng phần mềm kiểm kê.

Tuy nhiên, có một số nhược điểm đối với theo dõi thủ công. Mặc dù nó tương đối đơn giản về tổng thể, nó cũng phức tạp hơn để theo kịp. Nó dễ do lỗi của con người hơn. Nếu bạn đang quản lý hàng tồn kho lớn, nó thường không phải là một lựa chọn tuyệt vời. Một sai lầm của ai đó quên rằng họ đã cho một khách hàng mượn hàng tồn kho có thể đốt cháy cầu nối với khách hàng khác khi họ trắng tay.

Theo dõi hàng tồn kho thủ công thực sự chỉ hoạt động đối với những hàng tồn kho rất nhỏ chỉ có một hoặc hai người quản lý chúng. Hầu hết các phương pháp khác hoạt động tốt hơn trên diện rộng. 

Kiểm tra thủ công hàng ngày 

Kiểm toán hàng ngày là một phương pháp theo dõi hàng tồn kho khác phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ. Giống như theo dõi thủ công, chúng rất cồng kềnh và tốn thời gian. Họ yêu cầu bạn kiểm tra toàn bộ khoảng không quảng cáo của mình hàng ngày, đảm bảo rằng mọi thứ đều theo thứ tự. 

Mặc dù chúng có thể giúp đảm bảo rằng không có gì bị thiếu, chúng chiếm một lượng thời gian đáng kể. Họ cũng không phải lúc nào cũng có thể giúp được nhiều nếu thứ gì đó bị mất tích và bạn không có hồ sơ về lý do tại sao lại như vậy. Có phải thứ gì đó đã bị đánh cắp trong 24 giờ qua hay ai đó đã quên đăng nhập một thanh toán? 

Kiểm toán thường cũng đánh giá tình trạng tổng thể của khoảng không quảng cáo của bạn trong nhiều trường hợp. Bạn có thường xuyên bị thiếu hàng không? Bạn đã đầu tư quá nhiều vào các sản phẩm phụ không cần thiết? Có bao nhiêu mục gần như không bao giờ được sử dụng và chỉ chiếm không gian? 

Cuối cùng, việc kiểm tra thực tế khoảng không quảng cáo của bạn có thể hữu ích để đảm bảo rằng không có gì bị mất hoặc bị đánh cắp một cách thường xuyên. Tuy nhiên, kiểm tra hàng ngày có thể không cần thiết trừ khi bạn đang làm việc với hàng tồn kho có giá trị cao, rủi ro cao mà phần lớn nhân viên của bạn có thể truy cập mà không được giám sát. Trong nhiều trường hợp, đánh giá thường xuyên có hiệu quả nhất với các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác thay vì phương pháp chính. 

Sử dụng các ứng dụng và công cụ kiểm kê trực quan 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho sắp xếp hoạt động trên máy tính bảng, máy tính để bàn và điện thoại thông minh

Các ứng dụng và công cụ khoảng không quảng cáo là công cụ thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp có khoảng không quảng cáo đến và đi. 

Với những công cụ này, bạn có thể tải toàn bộ khoảng không quảng cáo của mình vào cơ sở dữ liệu. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm bằng từ khóa, tên sản phẩm, danh mục sản phẩm, hoặc thậm chí là mã vạch hoặc mã QR được quét. Sản phẩm có thể được kiểm tra nhanh chóng và dễ dàng, giúp bạn quản lý hiệu quả khoảng không quảng cáo của mình từ một ứng dụng dành cho thiết bị di động. 

Tuy nhiên, không phải tất cả các ứng dụng và công cụ kiểm kê đều được tạo ra như nhau. Tìm đúng là chìa khóa. Một số công cụ theo dõi hàng tồn kho cực kỳ khó chịu, với giao diện người dùng phức tạp hoặc thiết bị đắt tiền khiến doanh nghiệp đau đầu hơn bất cứ điều gì. 

Các ứng dụng kiểm kê trực quan, thân thiện với người dùng là cách để đi. Bạn muốn có thể quét mã sản phẩm khi đang di chuyển bằng điện thoại của mình và có thể truy cập thông tin bất cứ khi nào bạn cần. 

Ví dụ, sắp xếp cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu trực quan về toàn bộ khoảng không quảng cáo của mình để dễ dàng phân loại, quản lý và xem xét. Ngoài ra còn có tùy chọn thiết lập các thông báo như cảnh báo lượng hàng thấp. Điều này giúp bạn cập nhật mọi thứ xảy ra với khoảng không quảng cáo của mình và đảm bảo rằng không có gì bị trượt giữa các vết nứt. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách Sortly hoạt động tại đây . 

Quản lý và theo dõi hàng tồn kho rất phức tạp và đòi hỏi nỗ lực không ngừng. Không có gì phải lo, đặc biệt là khi bạn có một kho đồ quay vòng liên tục với rất nhiều mảnh di chuyển. May mắn thay, đối với các doanh nghiệp đang phát triển hoặc có hàng tồn kho bên trong và bên ngoài lớn hơn, các ứng dụng theo dõi khoảng không quảng cáo là cách phù hợp.