Các doanh nghiệp thường sử dụng bảng tính như một công cụ để quản lý chi phí. Điều này có vẻ hợp lý vì bảng tính là một cách thuận tiện và quen thuộc để tổ chức thông tin.
Tuy nhiên, cách sắp xếp này chỉ hoạt động khi bạn chỉ có một số ít nhân viên nộp báo cáo chi phí. Khi bạn nhận được sự gia tăng trong các báo cáo chi phí, rõ ràng là các bảng tính hoàn toàn không phải là một cách tiếp cận thực dụng. Chúng có nghĩa là biên lai bị thất lạc, khó sửa lỗi, chi phí gian lận không bị phát hiện và sàng lọc lượng giấy tờ dồi dào - không cái nào nghe dễ chịu. Để tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc, tự động hóa là con đường phía trước. Đây là lúc phần mềm quản lý chi phí trực tuyến đi vào hình ảnh. Từ việc hợp lý hóa báo cáo chi phí và cải thiện tỷ lệ tuân thủ chính sách để tăng tốc hoàn trả, phần mềm quản lý chi phí mang lại rất nhiều lợi ích.
Tại sao phần mềm quản lý chi phí lại tốt hơn bảng tính
Loại bỏ các báo cáo chi phí sai sót
Theo Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu, 19% tất cả các báo cáo chi phí đều có sai sót và mất trung bình 18 phút để sửa mỗi báo cáo . Điều đó không có gì đáng ngạc nhiên khi bạn tưởng tượng nhiều nhân viên cộng các khoản chi phí của họ vào cùng một bảng tính theo cách thủ công — điều này sẽ luôn khiến quy trình dễ xảy ra lỗi. Đây là lý do tại sao rất nhiều bảng tính chi phí chứa các lỗi đắt tiền, và ngay cả một nhóm tài chính cẩn thận cũng chỉ có thể phát hiện ra rất nhiều lỗi. Ví dụ, hãy xem xét lỗi công thức. Nhóm tài chính cần xác minh các công thức một cách nhất quán và kiểm tra xem chúng có được sử dụng đúng ô hay không. Một công thức sai có thể ảnh hưởng đến nhiều bảng tính và việc sửa lỗi đó có thể trở thành một nhiệm vụ lớn.
Tự động hóa loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giám sát thủ công tỉ mỉ, vốn là phần tiêu tốn thời gian chính của việc quản lý chi phí. Phần mềm quản lý chi phí trực tuyến được trang bị các tính năng mạnh mẽ như quét biên lai và tích hợp trực tiếp với thẻ tín dụng / thẻ trả trước của công ty.
Quét biên lai đơn giản hóa việc tạo chi phí bằng cách sử dụng công nghệ để trích xuất dữ liệu từ biên lai đã quét và tạo chi phí tự động. Thẻ tín dụng doanh nghiệp và thẻ trả trước là một phần thiết yếu của chuyến du lịch. Khi chúng được kết nối với giải pháp quản lý chi phí, các giao dịch thẻ sẽ được tự động tìm nạp và chuyển đổi thành chi phí. Phần mềm sàng lọc các chi phí được thêm vào trong một phạm vi ngày, tập hợp chúng thành một báo cáo và gửi chúng cho người phê duyệt mà không cần nhập thông tin chi phí theo cách thủ công.
Tiết kiệm thời gian và hiệu quả
Ở nhiều công ty, nhân viên nhập các yêu cầu chi phí của họ vào bảng tính và gửi chúng đến quản lý tuyến và nhóm tài chính để phê duyệt. Người phê duyệt dành nhiều thời gian để xem xét thủ công từng khoản chi phí và chuyển bảng tính từ người phê duyệt này sang người phê duyệt khác. Việc dành quá nhiều thời gian cho việc xem xét và phê duyệt các báo cáo chi phí này là tốn kém (tính theo giờ làm việc) và thường dẫn đến việc hoàn trả chậm trễ.
Để tránh những hạn chế này, các công ty đang ngày càng hướng tới phần mềm báo cáo chi phí trực tuyến. Thứ nhất, các ứng dụng này tiết kiệm chi phí. Dữ liệu thống kê cho thấy khi một doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý chi phí, nó sẽ giảm khoảng 63% chi phí xử lý báo cáo.
Vì các ứng dụng này hoàn toàn tự động nên tiết kiệm thời gian cho tất cả các bên liên quan: người gửi, người phê duyệt và nhóm tài chính. Khách đi công tác phải chịu hầu hết các chi phí đi lại khi họ đang trên đường. Thay vì cần bảo vệ biên lai của mình cho đến khi nhận lại, nhân viên có thể sử dụng ứng dụng di động quản lý chi phí để chụp ảnh biên lai và tạo một khoản chi ngay lập tức. Sau khi các chi phí được tập hợp thành một báo cáo và được đệ trình, các giám đốc điều hành và nhóm tài chính có thể nhanh chóng xử lý việc phê duyệt và hoàn trả.
Cải thiện tuân thủ chính sách
Không thể thực thi các chính sách chi phí một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ bằng cách sử dụng bảng tính, bởi vì chúng không được trang bị để phát hiện vi phạm hoặc đặt giới hạn cho một thực thể.
Bảng tính cũng không thể theo dõi sự tuân thủ trong các lĩnh vực như công tác phí, chi phí quãng đường và các yêu cầu đặt vé du lịch (chẳng hạn như đặt chỗ trước hoặc đặt chỗ với nhà cung cấp ưu tiên). Việc thực thi nhiều chính sách chi phí cho các bộ phận hoặc dự án khác nhau là không khả thi nếu không thêm nhiều tờ và phức tạp hơn. Nếu không có các biện pháp kiểm soát tuân thủ hiệu quả, việc xử lý chi phí thủ công có thể dẫn đến các chi phí ngoài chính sách bị bỏ qua và nhân viên được hoàn trả bất chấp vi phạm chính sách.
Với hệ thống quản lý chi phí trực tuyến, bạn có thể định cấu hình phần mềm theo chính sách chi phí của công ty mình — từ đặt chỗ với các nhà cung cấp ưu tiên đến giới hạn chi phí, công tác phí, chi phí đi được và quy trình công việc phê duyệt. Điều này ngăn chặn việc lạm dụng tiền và tăng tỷ lệ tuân thủ chính sách. Nếu các phòng ban hoặc dự án khác nhau trong công ty của bạn có các giới hạn và yêu cầu chi tiêu khác nhau, bạn có thể triển khai và thực thi các chính sách khác nhau cho từng phòng ban hoặc dự án đó. Một hệ thống quản lý chi phí tốt giúp kiểm soát chi tiêu bằng cách thông báo cho người nộp về các giới hạn chi phí và chỉ chấp nhận các khoản chi nằm trong chính sách. Các khiếu nại về chi phí ngoài chính sách sẽ tự động được phát hiện và gắn cờ, đồng thời các nhà quản lý tuyến và những người phê duyệt khác sẽ được thông báo về các vi phạm chính sách khi chúng xảy ra.
Nâng cao phát hiện và ngăn chặn gian lận chi phí
Báo cáo chi phí thủ công mở ra cánh cửa cho hành vi trộm cắp chi phí. Đối với những nhân viên xảo quyệt, mức độ bảo mật thấp của bảng tính khiến chúng trở thành mục tiêu dễ dàng vì dễ dàng ghi đè hoặc thay đổi dữ liệu sau khi được phê duyệt chi phí. Việc phát hiện những thay đổi như vậy là rất khó và tốn nhiều thời gian - nếu nhóm tài chính nghi ngờ một khiếu nại gian lận, công ty có thể tốn nhiều chi phí để xác định và chứng minh hơn giá trị của chính khiếu nại đó. Xác thực chi phí là một thách thức khác — nhân viên có thể nộp cùng một biên lai hai lần hoặc làm tròn chi phí quãng đường của họ lên một số tiền cao hơn, và những vi phạm này có khả năng vượt qua các kẽ hở và cuối cùng sẽ được hoàn trả.
Cách dễ nhất để giảm thiểu gian lận chi phí là tự động hóa báo cáo chi phí. Phần mềm quản lý chi phí có thể tự động phát hiện các chi phí gian lận bằng cách xác định các biên lai trùng lặp và các khiếu nại chi phí ngoài chính sách, đồng thời thông báo cho người gửi và người phê duyệt để giải quyết các vi phạm. Hệ thống theo dõi quãng đường được hỗ trợ bởi GPS có thể cung cấp khả năng theo dõi chính xác hơn quãng đường của chuyến đi thay vì để bạn phụ thuộc vào các yêu cầu bồi hoàn nhiên liệu ước tính của nhân viên. Các quy trình phê duyệt đa cấp tùy chỉnh cho phép người sử dụng lao động thêm một cấp độ xem xét bổ sung trước khi hoàn trả để đảm bảo tính minh bạch.
Tính minh bạch và khả năng hiển thị
Dữ liệu chi phí hợp nhất giúp cải thiện hiệu quả, xác định các mô hình chi tiêu và nhận ra các lĩnh vực thúc đẩy tiết kiệm chi phí và các lĩnh vực cần cải thiện. Tuy nhiên, không dễ để tổng hợp dữ liệu từ các bảng tính theo cách thủ công để tạo ra các suy luận nhanh chóng. Nếu không có số liệu phân tích đáng tin cậy, khả năng hiển thị hạn chế khiến việc ra quyết định trở nên khó khăn.
Quản lý chi phí tự động tạo ra các báo cáo phân tích có thể tùy chỉnh về các chuyến đi, vi phạm chính sách, khoản bồi hoàn, v.v. mà không cần nỗ lực thêm. Các hệ thống này cung cấp dữ liệu thời gian thực để tạo điều kiện ra quyết định nhanh chóng và thông minh. Ví dụ: với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể xem những người vi phạm chính sách hàng đầu trong công ty của bạn — thông tin chi tiết duy nhất này có thể tiết kiệm hàng nghìn đô la. Các báo cáo phân tích này cũng có thể giúp thu hẹp các nhà cung cấp tốt nhất và thương lượng để có các giao dịch và chiết khấu tốt hơn đối với các đặt phòng, cho thuê cũng như các sản phẩm và dịch vụ khác.
Nhìn chung, phần mềm quản lý chi phí cung cấp cho nhóm tài chính một số khả năng hiển thị rất cần thiết vào từng chi tiết nhỏ trong các khoản chi phí của công ty, giúp họ theo dõi dòng tiền và dễ dàng theo dõi hoạt động tài chính của công ty. Các báo cáo này cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng về sự tuân thủ trong quá trình đánh giá.
Tích hợp với phần mềm khác
Các bảng tính không tích hợp với các hệ thống khác thậm chí từ xa, điều này dẫn đến các silo dữ liệu. Điều này là không mong muốn vì dữ liệu chi phí cũng được sử dụng trong các hoạt động văn phòng khác như kế toán, bán hàng, lập ngân sách và tính lương.
Để sử dụng dữ liệu này với hệ thống chi phí dựa trên bảng tính, nhóm tài chính của bạn sẽ phải định dạng và nhập dữ liệu theo cách thủ công vào nhiều hệ thống kinh doanh khác. Nếu bất kỳ hệ thống nào trong số đó có thể sử dụng dữ liệu ở dạng bảng tính, dữ liệu đó sẽ vẫn phải được định dạng riêng theo yêu cầu của từng hệ thống. Ngoài ra, bất kỳ sửa đổi hoặc bổ sung nào được thực hiện đối với yêu cầu chi phí trong bảng tính phải được cập nhật theo cách thủ công trên tất cả các hệ thống sử dụng cùng một dữ liệu. Điều đó làm cho rất khó để chắc chắn rằng thông tin bạn đang sử dụng có được cập nhật và chính xác hay không.
Để giảm thiểu vấn đề silo này, các ứng dụng quản lý chi phí dựa trên đám mây tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép dữ liệu chi phí đi qua toàn bộ chức năng tài chính. Ví dụ, khi các chức năng kế toán và chi phí được tích hợp, ngay sau khi một khoản chi phí được báo cáo và phê duyệt trong hệ thống quản lý chi phí, nó sẽ tự động được cập nhật trong hệ thống kế toán. Điều này giúp nhóm tài chính của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà nếu không sẽ phải dành cho việc nhập lại thông tin. Phần mềm quản lý chi phí cũng cho phép bạn xuất dữ liệu ở các định dạng khác nhau mà không bị lỗi hoặc mất dữ liệu. Tích hợp phần mềm quản lý chi phí của bạn với các ứng dụng khác cung cấp thông tin chi tiết tốt nhất từ tất cả các hệ thống với thời gian nhập dữ liệu ít nhất.
Bảo mật nâng cao
Bảng tính cung cấp sự đảm bảo hạn chế về lưu trữ và sao lưu dữ liệu, đây là một vấn đề bảo mật lớn đối với doanh nghiệp. Mặc dù bảng tính cung cấp tính năng bảo vệ dựa trên mật khẩu cho trang tính và sổ làm việc, khóa ô và ẩn công thức, mức độ mã hóa và bảo vệ có thể được can thiệp. Ngoài ra, rất khó để ngăn một nhân viên có quyền truy cập vào bảng tính bí mật ghi đè hoặc sao chép dữ liệu.
Mức độ bảo mật được cung cấp bởi phần mềm quản lý chi phí đám mây tốt hơn đáng kể khi so sánh với bảng tính. Bảo mật đám mây bao gồm các chính sách, thủ tục, kiểm soát và công nghệ được khớp nối cẩn thận, phối hợp với nhau để bảo vệ dữ liệu và cơ sở hạ tầng. Các biện pháp này đảm bảo bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của bạn, thúc đẩy tuân thủ và giúp đặt ra các quy tắc xác thực cho người dùng và thiết bị.
Nhận xét
Đăng nhận xét